紅頭文件一般由份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、主送、抄送、附注、印發單位、印發日期、份數等組成。

“紅頭文件”并非法律用語，是老百姓對“各級政府機關（多指中央一級）下發的帶有大紅字標題和紅色印章的文件”的俗稱。從制定機關的權限來看，行政法規的制定機關是國務院，規章的制定機關是31個省、自治區、直轄市人民政府，19個較大的市人民政府，以及國務院各部門、各直屬機構和具有行政管理職責的直屬事業單位。

<<國家行政機關公文處理辦法>>（2001年1月1日施行）、《國家行政機關公文格式）（GB／T9704?1999）就“發文字號” 的用法、格式、標準都作出了明確的規定。發文字號，用3號仿宋體字文頭標題，用華文中宋加粗2號具體編輯紅頭文件。

紅頭文件中的紅頭字體一般用大標題形式的宋體，文件或者通知的標題使用小標題形式的宋體，字號20，正文采用字號為14.5的仿宋字體即可。

“紅頭文件”指：

中央一級下發的帶有大紅字標題和紅色印章的文件、聲明、公告、公示2018年12月，國務院辦公廳印發《關于全面推行行政規范性文件合法性審核機制的指導意見》（以下簡稱《指導意見》），旨在確保行政規范性文件合法合規。

從制定機關的權限來看，行政法規的制定機關是國務院，規章的制定機關是31個省、自治區、直轄市人民政府，19個較大的市人民政府，以及國務院各部門、各直屬機構和具有行政管理職責的直屬事業單位。

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而一般“紅頭文件”，有行政管理權的行政機關在行政管理工作需要時就可以制定。