1、目的：規范人力資源檔案管理，為公司提供準確的人力資源信息。

2、范圍：全體員工

3、責任者：總經理辦公室

4、程序：

4、1責任區分

總經理辦公室

4、1、1公司總經理辦公室要有兼職檔案管理員，專門負責公司各種檔案管理工作，就此工作對人事助理負責。

4、1、2檔案管理員負責員工檔案的調入、調出、建立、保存、使用、托管等工作。

4、1、3檔案管理員要按歸檔材料要求，及時、準確收集員工檔案材料所需信息，錄入個人檔案中。

4、1、4人事專員、檔案管理員有權要求員工按時上交、補齊個人檔案材料。

4、1、5在公司條件允許的情況下，逐步建立員工電子檔案。

員工責任：

4、1、6公司正式員工都必須向公司提供準確的個人信息。

4、1、7部門助理以上及個別關鍵崗位員工的個人信息，要由總經理辦公室專門調查核實。

4、1、8對惡意提供個人虛假信息的員工，一經查實，一律作辭退處理。

4、1、9員工個人原有人事關系檔案可由個人或公司協助調入，委托人才交流中心代為保管。

4、1、10員工個人信息發生變化，必須在15個工作日內報告總經理辦公室，以便及時更改。

4、2檔案建立

4、2、1正式員工必須建立統一的基礎檔案，基礎檔案包括：應聘登記表、員工履歷表(主管以上員工)、各種證件(身份證、戶口本、學歷證、學位證、職稱證、駕駛證、上崗證)復印件、期一寸正面彩照、體檢表、健康證。

4、2、2員工檔案后續內容包括：轉正定級表、勞動合同、任免表、年度體檢表、入黨、團登記表、獎懲表、培訓記錄、年度考核表及其他內容異動表(姓名、民族、學歷、職稱、崗位、薪資、家庭住址、電話號碼、婚姻、證明人、擔保人)。

4、2、3員工個人檔案材料的收集，屬于在公司工作期間發生的材料由檔案管理員直接收集歸檔，個人認為需歸檔的材料，交由人事專員辨析確認簽字后歸檔。

4、3檔案管理

4、3、1員工人事關系檔案一律交由省、市人才交流中心托管，公司可報銷50%檔案托管費。因個人原因不按規定辦理托管造成死檔的，后果自負。

4、3、2正式員工在公司的人力資源檔案一律由總經理辦公室統一保管。

4、3、3員工個人檔案不得帶出檔案室，查閱檔案資料只能在檔案管理員在場的情況下進行。

4、3、4加、減、改動員工檔案信息須經總辦主任審查同意方可進行。